Трюки с общими папками в Exchange Server

ЧТО ЕСТЬ ОБЩИЕ ПАПКИ?

Первый шаг на пути освоения навыков эффективного использования общих папок состоит в понимании их предназначения. Вся почта Exchange Server хранится в папках. Простейший пример - папка Inbox. Контейнеры Sent Items и Deleted Items также являются папками. Общие же папки отличаются от всех других тем, что к их содержимому имеют доступ множество пользователей. Exchange Server автоматически реплицирует содержимое папок между серверами, поэтому все, что требуется - указать нужные места для передачи реплики (идентичных копий) и настроить расписание репликации.

Общие папки можно индексировать, после чего они становятся доступны поиску с помощью Microsoft Outlook или через Internet. Для индексации общих папок в Exchange Server 5.5 следует использовать Microsoft Site Server. Индексация в Exchange Server 2000 происходит с использованием встроенной функции, так что при желании проиндексировать какую-либо папку, вы просто указываете это в ее свойствах. Клиенты Outlook 2000 могут теперь искать и находить такую папку, сколько им заблагорассудится. Более того, индексированные папки можно использовать в качестве базы любого приложения, которое создает, изменяет или выполняет какие-либо иные действия с поступающими в папку сообщениями. Итак, рассмотрим несколько путей использования общих папок.

ГРУППОВОЕ ОБДУМЫВАНИЕ

Само название <общие папки> точно отражает то, что их можно использовать для совместного доступа к информации различных групп пользователей. Такой подход очевиден, однако огромное число администраторов даже не задумывается о потенциальной пользе для пользователей, которая сокрыта в информационных ресурсах общего доступа. Например, создав общие папки можно наладить совместную работу команды разработчиков с документами и обсуждение относящихся к проекту вопросов. Такое решение даже более эффективно - как для членов команды, так и для серверов с Exchange Server - чем использование списков рассылки (DL). На общие папки можно налагать разрешения, определяя тем самым, кто из пользователей сможет их видеть, и что они смогут делать в созданных папках.

Еще один легкодоступный способ извлечь пользу из общих папок - использовать их как единое место хранения сообщений, которые должны просматриваться многими пользователями. Рассмотрим, например, службу по работе с клиентами любой организации. Настроив почтовый ящик службы на перенаправление потока сообщений в общую папку, можно добиться того, что каждый сотрудник по работе с клиентами получит возможность просматривать содержащиеся в ней письма. Нет сомнения, что есть еще несколько применений этой функции - я знаю сколь популярна общая папка нашей компании Water Cooler.

ОСВАИВАЕМ СПИСКИ РАССЫЛКИ

Списки рассылки всемирной сети это мощный источник информационной поддержки. Один из моих любимых - список рассылки Microsoft Exchange Discussion http://ls.swynk.com/scripts/lyris.pl. Однако они создают огромную массу сообщений - я получаю в день около 450 писем. У меня нет желания постоянно хранить весь этот ворох в почтовом ящике и по несколько копий писем, отправленных нескольким работающим со мной в одной сети подписчикам. Выход из этой ситуации состоит в создании общих папок для каждого списка рассылки и назначении свободного доступа к ним. Пользователь в праве решать, стоит ли ему читать сообщения из той или иной рассылки. А мне не нужно беспокоиться о беспорядке, который обычно случается вслед за уходом сотрудника из организации, когда присылаемые ему сообщения начинают расти как снежный ком.

Как это делается? Каждая общая папка имеет сопутствующий SMTP адрес. Далее, с помощью Outlook можно назначить папке подходящие права доступа. Это следует сделать в том случае, если нет желания давать пользователям возможность удалять сообщения по своему усмотрению, либо нужно ограничить круг лиц, могущих читать и посылать сообщения для конкретного списка рассылки. Может возникнуть также желание разрешить читать и посылать сообщения анонимными пользователями. Кроме этого, можно принудительно сохранить настройку вида папки по умолчанию, даже если это не устраивает пользователей. Откройте в Outlook новое сообщение. Выберите команду View From Field и перейдите к полю From. Введите адрес SMTP вручную или щелкните From и выберите адрес из глобального списка адресов GAL. Пошлите сообщение по адресу, по которому осуществляется подписка на рассылку. Подождите несколько минут, пока сообщение достигнет соответствующего сервера. Вскоре в общей папке появится подтверждающее сообщение от службы рассылки. Некоторые службы рассылки требуют от своих подписчиков ответа на подтверждение. Заметив, что в общей папке начали появляться сообщения, можно чувствовать себя <на коне>. Не забудьте настроить подходящие параметры для контроля размеров папки, чтобы она не могла разбухать без ограничения. И еще не забудьте отменить подписку прежде, чем удалите папку.

РАСПРОСТРАНЯЙТЕ НОВОСТИ

Подобно службам рассылки, новости из Интернета могут оказаться важным источником информации по широкому кругу тем и для широкого круга пользователей, начиная от системных администраторов и кончая садовниками по уходу за декоративными растениями. Microsoft поддерживает функционирование обширного набора служб новостей; есть и другие компании, поставляющие новости. Как правило, пересылка новостных сообщений ведется по протоколу NNTP; в Exchange Server 5.5 сервер новостей Интернет (INS) работает в режиме NNTP, в Exchange 2000 данный протокол поддерживает служба NNTP. Каждую из этих служб, INS или NNTP, можно настроить либо на запрашивание статей с удаленного сервера, либо на получение с сервера по расписанию. По прибытии статей Exchange Server сохранит их в общих папках с названием Internet News Group. Например, сообщения из группы microsoft.public.access.macros оседают в общей папке с именем macros, расположенной в Intrnet Newsgroup/Microsoft/public/access. Благодаря такой упорядоченности клиенты общих папок не затруднены поиском того, что им нужно.

После того, как выбраны виды новостей, которые хотелось бы получать, и какой вид доставки будет использовать сервер - по запросу или по расписанию - внесите изменения в структуру общих папок, отражающую структуру разделов новостей.

Теперь самое время создать реплики папок, потому что реплицировать их содержимое лучше пока они имеют небольшой размер. Имейте в виду, что объем сообщений может превышать 2 Гбайт в день, поэтому даже малое число источников способно прислать больше файлов, чем хотелось бы хранить. Обязательно укажите временное ограничение на хранение содержимого папок. Обычно простое и непосредственное обращение со службами INS и NNTP имеет одну особенность при работе из Exchange 2000: вследствие того, что Exchange 2000 допускает конфигурацию системы хранения данных в виде множественных групп хранения (storage group, SG), пользователь может настроить циклическое хранение сообщений в различных SG. Такой вариант редко бывает удобен, но в данном случае он имеет смысл, поскольку большой поток новостей быстро создает большой объем данных, а хранить избытчные данные особого желания нет.

ПРИМЕНИТЕ СВОИ НАВЫКИ

Общие папки создают хорошую платформу для разработки приложений. Выполнив репликацию папок и написав программу, оперирующую объектами данных коллективного пользования (CDO) можно создавать, менять и манипулировать элементами папок. То есть общие папки - естественный путь хранить такие данные как заметки о неполадках или служба вопросов и ответов. На сайте Microsoft есть несколько примеров приложений, которые легко можно приспособить для своего предприятия.

В Exchange 5.5 с помощью встроенной службы Microsoft Exchange Event Service можно писать сценарии, запускаемые для реакции на какие-либо события, например, на приход нового сообщения. Эта служба является гибким инструментом для создания приложений, выполняющих определенные действия при появлении почты. Сочетая написание собственных сценариев с настройкой общей папки, можно добиться автоматизации повседневных ручных действий. С чуть большим усилием можно создать более изощренные автоматизированные процедуры и программы маршрутизации.