|
Страница 1 из 2 Продолжаем публиковать перевод книги "Hacking Email: 99 Email Security and Productivity Tips", в которой можно найти ежедневные, и не совсем ежедневные, советы о том как Вы можете сохранить свою электронную почту надежной и безопасной.
Начало здесь:
99 Советов по работе с электронной почтой. Часть первая.
99 Советов по работе с электронной почтой. Часть вторая.
Перевод Dennis Bri
Почтовые вложения
Возможность прикреплять документы к почтовым сообщениям стало революционным путем для бизнеса. Однако, несмотря на это преимущество, почтовые вложения это наименее стандартизированная часть в электронной почте.
51. Старайтесь вложения делать небольшими
Если Вы отправляете кому-либо большие вложения, в не зависимости от того, имеет ли он бесплатный почтовый аккаунт или платный, вполне вероятно, что его почтовый ящик имеет ограничения по размеру почтовых сообщений. Будьте предусмотрительны, отправляйте небольшие почтовые сообщения, скажем 30-40Кб. Это означает, что многие видео файлы и большие изображения должны быть загружены на веб, вместо того, что-бы вкладывать их в почтовые сообщения.
52. Не пересылайте вложения
За исключением рабочего окружения, где это может быть применимо, проверяйте, нужны ли получателю Ваши вложения, прежде чем отсылать их. Если это большой файл, примите во внимание, что отправляя его может заблокироваться аккаунт получателя на получение дальнейшей почты, так как будет превышен лимит на размер почтового ящика. Также вложения могут отнимать почтовые ресурсы и ресурсы пропускной способности интернет канала Вашей компании. Для примера, если Вы отсылаете PDF файл на группу получателей, скажем, 10 сотрудников, почтовый сервер пошлет 10 копий одного и того-же файла и будет использовано в 10 раз больше места.
53. Включайте только выдержки
Если это применимо, используйте выдержки документов (вместо того, что-бы вкладывать их полностью) в теле Вашего сообщения.
54. Пересылайте только ссылки
Будет лучше, если Вы пошлете только ссылки на что-то, если этот материал уже доступен в сети или Вы можете выложить его на безопасном сайте.
55. Общий доступ к вложениям
Если файл не в сети и если Вы имеете право выложить его (то есть, соблюдены права правообладателя, это не коммерческий или конфиденциальный материал), тогда используйте сервис файлшаринга (общий доступ к файлам в сети интернет), такой как AllPeers, который позволит Вам определить, кто будет в списке ваших друзей и только они будут иметь доступ к Вашим документам. В наши дни существуют также различные онлайн электронные таблицы и текстовые редакторы. Посмотрите Google Docs and Spreadsheets или Zoho . Они совместимы с офисными приложениями, такими как Microsoft Office и Open Office и позволяют Вам предоставлять общий доступ к документам (шаринг). Когда Вы "расшарите" Ваши документы в Google Doc или Zoho, Вы сможете послать ссылки на них Вашим коллегам.
56. Общий доступ к вложениям, часть 2
Если использование сервисов файлового шаринга или офисных веб приложений для предоставления общего доступа к файлам не идет в разрез политики безопасности Вашей компании, используйте эту возможность. Большинство крупных компаний имеют интернет сайт с веб страницами для своих служащих (корпоративные сайты). Вам предоставляется возможность положить Ваш файл на Ваш вебсайт и просто указать ссылку на него в Вашем письме. Если Ваш компьютер часть сети Вашей компании, возможно Вы уже знаете, но в такой сети обычно используют общие хранилища, как правило организованные для различных проектов. Если Вы и Ваш коллега, обладаете схожими общими правами доступа в сети, положите Ваш файл в такое общее хранилище, а в Вашем письме просто укажите прямой путь к нему.
57. Общий доступ к вложениям, часть 3
Еще одна превосходная альтернатива, предоставляемая если она не идет в разрез с политикой Вашей компании, использование возможностей файлового шаринга в VoIP (голос поверх IP) или VoIM (голос в IM (мнгновенные сообщения)) клиентах, таких как Skype или Windows Live/MSN Messanger. Если Вы работаете в большой компании, возможно Вы используете более корпоративные решения, такие как Lotus Notes, которые имеют в своем составе собственных клиентов быстрых сообщений.
58. Используйте Text/RTF вместо DOC
Файлы Microsoft Word (формат .doc) могут содержать некторые макро вирусы. Если Вы должны послать документ и не можете воспользоваться способами описанными выше, сперва сохраните Ваш документ в формате RTF (Rich Text Format) и затем вложите его в Ваше сообщение. Даже если Ваш компьютер не заражен вирусами, они могут быть у Вашего коллеги. Если он получит RTF файл, то будет меньшей вероятностью то, что он ответит DOC файлом. (Microsoft Word позволяет Вам работать с RTF файлами как с DOC). Также будет более правильным отсылать файлы .txt, .pdf и файлы изображений. Плохо, отсылать любые .exe или другие исполняемые файлы. Не очень хорошо: .doc или .xls (Microsoft Excel) файлы.
59. Рассмотрите использование формата OpenOffice XML
Open Office свободный и открытый формат - альтернатива Microsoft Office, использующий XML текстовые файлы, поэтому они предпочтительны для отправки (текстовые файлы не могут быть пристанищем вирусов). Open office позволяем Вам создавать файлы электронных документов, электронных таблиц, презентаций (аналог Microsoft Powerpoint) и чертежей. Он также может читать файлы Microsoft Office и выводить их в формате XML в соответствии с форматом Microsoft Office.
60. Не спешите открывать вложения
Не спешите открывать почтовые вложения только потому, что они пришли от знакомых Вам адресатов. Если Вы получили вложения, которых Вы не ждете, не открывайте их. По крайней мере, сперва прочитайте письмо и будьте уверены, что вложения весьма правдоподобны и легитимны. Если Вы все-же не уверены в этом, свяжитесь как-нибудь (позвоните, отправьте письмо, используйте VoIP или клиента быстрых сообщений) с отправителем и выясните это. Если компьютер отправителя заражен вирусом, он может рассылать троянские сообщения от его имени.
61. Знайте то, что не надо открывать
Открытие спама может направить еще большее его количество в Ваш почтовый ящик, т.к. "маячки" встроенные в спам сообщение обычно не заметны и состоят всего из однопиксельного файла .GIF отправленного с машины контроллируемой спамером и извещаемой о том, что Вы открыли данное сообщение .... поэтому Ваш адрес будет подтвержден как правильный и действующий. Позвольте кому-нибудь другому сделать эту работу. "Прополка" от спама - занятие не из приятных, Вам прийдется тратить много времени и "прокрадываться" через "минное поле". И это в несколько миллионов раз сложнее для ISP компаний (интернет сервис-провайдеры), больше предпочтитающих применение индустриальных фильтров, спасающих от основной массы спама почтовые ящики своих клиентов. Проведение некоторой работы по определению, какой из ISP фильтров более качественный в конце-концов поможет сохранить Вам часы разочарований.
Советы, Трюки, Резервирование Следующие советы более подходят к различным техническим "штуковинам", чем к вопросам этикета или организации.
62. Пользуйтесь привычным почтовым клиентом
Определенные типы почтовых серверов (POP3, IMAP, SMTP, etc.) позволяют Вам получать доступ к Вашей почте через другие программные интерфейсы. Это может оказаться более сподручным для привычной фильтрации и даже для авто разделения почты по папкам. Вы можете обдумать этот вариант надлежащим образом для создания Вашего индивидуального почтового клиента. Обычно, для этого требуется немного программировать. EmailAddressManager - это быстрое руководство для POP + IMAP + SMTP установок на Hotmail и других веб ориентированных почтовых клиентов.
63. Агрегируйте почту
Если Вы подписаны на различную почту, возможно Вы захотите собирать ее в единый документ, распечатать его и прочитать позже. Если Вы пользуетесь индивидуальным почтовым клиентом (смотри пункт выше), тогда Вы можете наладить изготовление одиночных RTF или PDF документов из всех сообщений в одиночной папке или с единой меткой. Это также может оказаться удобным, если Вы хотите собрать все материалы обсуждения в электронную (ebook) или обычную книгу или даже в протокол.
64. Учитесь эффективной фильтрации
Из студенческой истории, когда студент отправился в университет для продолжения образования и получения Master's degree, новый почтовый ящик, назначенный ему уже содержал более 500 спам сообщений ожидающих его с момента своего первого заведения. Так как почтовые адреса заводились с использованием имени и фамилии студента, их названия были сравнительно простыми для генерации спамерами. Вероятно все студенты школы получили столько спама. Фильтрация на почтовом сервере не отвечала минимальным требованиям и даже не имела папку авто-спама. Самый простой путь в таком случае, по избавлению себя от такой почты, создать почтовую папку для хранимых сообщений, затем внимательно просмотреть входящую папку и переместить все необходимые сообщения в нее. Далее выделите все сообщения входящей почтовой папки, в которой должен остаться только спам, и удалите их. Альтернативный способ, выделите все сообщения во входящей папке и затем уберите выделение с тех сообщений, которые Вам необходимы и удалите все оставшиеся выделенные. Пока этот метод более подходит к удалению требуемой почты, но он не всегда доступен.
65. Разгоняем Google's Gmail
На блоге Digital Inspiration имеется несколько советов как "разогнать" Gmail , если у Вас возникают какие-либо проблемы. Эти советы для различных браузеров , но чистка кэша будет наиболее вероятно работать для всех браузеров.
66. Фильтрация на Gmail
Digital Inspiration имеет множество советов для более эффективного использования Gmail. Один из них - использование почтовых алиасов, помогающих фильтрации сообщений в папках ('метки' на Gmail). Таким образом, если Вы подписаны на почтовые рассылки на различных сайтах, Вы можете использовать различные алиасы для каждого сайта и перенаправлять, фильтрами Gmail, сообщения в соответствующие папки. Это не остановит спам, но сделает следующее (1) организует Вашу входящую почту; и (2) позволит определить, как спамеры получили Ваш почтовый адрес. Эта возможность вероятно одна из самых больших возможностей для эффективного использования почты и на данный момент поддерживается только в Google's Gmail.
Специфичные почтовые системы
Несколько полезных советов для нескольких различных почтовых клиентов, включая Yahoo, Hotmail, Google Gmail и Outlook. (Некоторые Gmail советы описаны в предыдущей секции).
67. Заведите себе Google Gmail
Почта от Google, Gmail, сравнительно новый соперник в маркетинге почтовых клиентов, бесплатных или каких-либо других. Проблема в том, что Вы должны быть либо приглашены в нее, либо должны использовать Ваш мобильный телефон с возможностью текстовых сообщений для подписки, если Вы живете в определенных странах (Австралия, Индонезия, Малайзия, Новая Зеландия, Филиппины, Сингапур, Тайланд, Турция, Соединенные Штаты). Это странный список стран и некоторые страны, не включенные в него, вызывают недоумевание. Но, если Вы можете ухитриться получить Gmail аккаунт, это того стоит. Это невероятно эффективная почтовая система.
68. Поменьше используйте форматирование в Gmail
Google Mail использует богатые возможности для форматирования текста. Это хорошо выглядит, но если Вы используете Gmail и отправляете письмо кому-то, кто не использует его, не пользуйтесь дополнительным форматированием.
69. Визуальный "трекинг" обсуждения в Gmail
Gmail использует маленькую замечательную возможность, которая позволяет легко визульно проследить "нить" дискуссии. Возле каждой записи в Вашей входящей почте есть маленькая "звездочка", которая, при нажатии не нее, становится желтой. Если Вы используете Ваш Gmail аккаунт для различных входящих источников, "звездочка" может помочь Вам легко найти (отметить) "вереницу" таких сообщений. Когда Вы отвечаете на них, Вы можете выключать "звездочку".
70. Архивируйте Ваши переговоры в Gmail Gmail делает архивирование "связанных" почтовых сообщений (ветвей, нитей сообщений) предельно простым. Другие почтовые системы позволяют Вам хранить папки как есть. Gmail позволяет Вам прикреплять "метки" вместо перемещения сообщений в папки. Вы можете прикрепить более одной метки к каждой почтовой ветке, таким образом делая проще последующие поиски. Помеченные ветки могут оставаться во входящей папке или быть заархивированы в раздел "метки" (Labels) с соответствующими присвоенными метками. Если кто-то, кто является частью ветви обсуждения присылает ответ, а его сообщение было ранее заархивировано, этому ответному сообщению присваивается соответствующая метка и при желании оно сразу-же заносится в архив. Эта нелинейная обработка "объектно-ориентированного обсуждения" всего ящика в Gmail может быть более продуктивным путем в использовании почты, если Вы готовы к таким переменам. Эта возможность более распространена в стационарных почтовых клиентах, но относительно недавно появилась и в веб-ориентированных почтовых ридерах.
71. Используйте свободное дисковое пространство Gmail
Gmail предлагает свыше 2Гб дискового пространства для каждого почтового аккаунта. Если Вы используете браузер Firefox, к нему есть замечательный плагин Gmail Space , который подключает через Ваш Gmail аккаунт дополнительную область для хранения файлов любых типов и размеров. Замечательный интерфейс, легкость в использовании и выглядит как обычный FTP клиент. При подписке на Gmail Вы получаете возможность отправки 15 приглашений для новых аккаунтов. Каждый приглашенный аккаунт может пригласить в 3 раза больше людей. Пока Вы не злоупотребили такой возможностью, Вы можете использовать несколько аккаунтов для себя. Только представьте: 2 аккаунта на Ваше имя дают Вам более 5Гб свободного дискового пространства. Это замечательно, можно пересылать большие файлы между двумя компьютерами в разных сетях. Ограничений на размер файла нет, но Gmail Space предупреждает, что Вы должны ограничиться пересылкой не более 1Гб в день, иначе Google может заблокировать Ваш аккаунт. Также, эта функция пока существует, но в будущем, кто знает, может Google изменит свой Gmail.
72. Конвертация документов в Gmail
Digital Inspiration имеет еще один Gmail трюк, который конвертирует различные файловые форматы в HTML автоматически. Это очень просто, Вы будете приятно удивлены.
73. Gmail MP3 плейер
Эта возможность довольно проста для использования, если кто-то прислал Вам mp3 вложение, но Digital Inspiration объясняет , как Вы можете проиграть mp3 файлы не подключаясь к Gmail.
74. Причуды Hotmail
Hotmail имеет такое свойство, что когда Вы щелкаете по ссылке внутри письма, она всплывает в новом окне, вне зависимости от используемого веб браузера. Конечно, это самая старая почтовая веб система и конечно ее используют миллионы людей, но передовые почтовые пользователи могут освободиться от нее в пользу Gmail или новой Yahoo beta mail, к чему лишние хлопоты с Hotmail?
75. Обновления Outlook: звонок в контактах
Microsoft Outlook в последней версии получил новые дополнения. Несколько дополнений интегрируются с Вашим контактным листом и позволяют Вам выполнять телефонный звонок из Outlook. Для примера, если у Вас есть Skype запущенный на Вашем компьютере, SkypeContact Dialer for Microsoft Outlook будет выполнять VoIP звонок на Skype. Skype, если Вы еще не знаете, одна из многих бесплатных программ, которые позволяют делать голосовые звонки с Вашего компьтера на какой-либо другой компьютер или даже на обычный телефон.
76. Обновления Outlook: RSS ридер
Новая версия Outlook позволяет Вам подписываться на RSS (эдакие новостные ленты). Это похоже на "headlines" в Gmail или на новости как на сайтах типа myYahoo.
77. Yahoo mail beta: AJAX
Yahoo! Mail в новой версии, вышедшей недавно, использует технологию AJAX и все прелести так называемого web2.0. Если Вам не по нраву почтовый клиент Yahoo, попробуйте их новый "beta mail". В нем есть мульти-вкладки, позволяющие просматривать различные сообщения одновременно и перетаскивать выделенную почту в папки, быстрое удаление блоков последовательных почтовых элементов, просмотр RSS, календарь с планировщиком заданий и другие возможности. Если Вам это не понравится, Вы можете "откатиться" назад, по крайней мере сейчас.
|
