|
Страница 4 из 5
Содержание письма
Вот мы и добрались до самого главного – непосредственно самого содержания вашего электронного сообщения. От того, насколько грамотно (и не только с грамматической точки зрения) будет составлен текст письма, зависит то, как получатель прореагирует на обращение. Ниже приведено несколько принципов составления содержания электронных писем, следование которым может существенно улучшить реакцию адресата.
- Вежливость
Излагайте суть своего вопроса или обращения вежливо. Все мы щепетильно относимся к хамству по отношению к нам самим, однако, зачастую не замечаем явного проявления грубости в общения с другими людьми. Просто поставьте себя на место получателя письма и представьте, какова была бы ваша реакция на использованные в тексте сообщения слова и выражения.
- Правописание
Известный «бич» Интернета – «хромающая» грамматика. И вроде бы во всех почтовых утилитах есть функция проверки правописания, и во многих офисных пакетах подобная опция присутствует, однако, пользователь не утруждает себя составлением грамотных электронных сообщений. Разумеется, корень проблемы таится гораздо глубже: уровень владения письменным русским языком у достаточно большого количества компьютерных пользователей, как ни печально, ниже среднего. Отдельно взятые уникумы вообще непонятно благодаря какому счастливому стечению обстоятельств сумели закончить среднюю школу: однажды я получил письмо от одного из своих читателей, который умудрился в 3-х небольших предложениях своего сообщения совершить свыше 20-ти грамматических ошибок! Подобное обилие косноязычных фраз напрочь отбило у меня всякое желание написать ответное письмо.
- Четкость
Четко формулируйте суть своего письма. Не нужно испытывать терпение получателя и изматывать его пресловутыми, ничего не значащими предложениями или неоднозначными заявлениями. Необходимо буквально с первых строк вашего письма сообщить получателю о цели обращения к нему, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, не ломал голову над тем, что же все-таки вам нужно и для чего он тратит свое драгоценное время на прочтение вашего электронного послания.
Однажды я получил письмо от некоего пользователя одного из многочисленных порталов по Интернет-технологиям, на котором была размещена моя статья. Человек захотел прояснить некоторые непонятные ему моменты материала, в связи с чем обратился ко мне лично. И вот каково было содержание его письма:
«Здравствуйте! Спасибо за Вашу статью. Особенно понравился фрагмент с рекламными окнами. Не подскажете, как можно добавить содержание в готовом файле?»
И все. Ни указания названия статьи, ни упоминания источника, ни малейшей конкретизации поставленного вопроса. Мне пришлось немало поломать голову, о каком же все-таки материале идет речь. Путем логических рассуждений и просмотра всего архива когда-либо написанных мной информационных статей я пришел к выводу, что пользователь имел в виду одну мою давнюю заметку, рассказывающую о том, как с помощью JavaScript при наведении на конкретный объект веб-страницы можно вызвать всплывающее окно с определенной информацией.
- Немногословность
Не нужно в первом письме незнакомому человеку чересчур подробно и исчерпывающе излагать суть своего обращения. Поберегите терпение человека, к помощи или совету которого вы прибегаете. Достаточно лишь вкратце объяснить получателю причину вашего обращения: в случае его заинтересованности разговор можно будет продолжить – по e-mail, через ICQ или любыми другими удобными вам обоим способами.
Помните, что во время прочтения вашего сообщения получатель может быть ограничен во времени, занят своими делами, наконец, просто находиться в плохом расположении духа. Все эти субъективные факторы могут привести к тому, что ваше послание останется без должного внимания.
- Координаты для связи
Обязательно оставляйте координаты для обратной связи с вами: контактный адрес e-mail, телефон, номер ICQ и т.д. Не стоит полагать, что получатель станет самостоятельно выискивать контактные данные для написания ответа – лучше, чтобы эта информация была у него перед глазами.
|
